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El Registro Mercantil, en tanto ente público, es accesible frente a cualquier tercero que quiera obtener conocimiento acerca de cualquier asiento registral o documento archivado o depositado en él (art. 12 RRM). A diferencia de lo que sucede con otros registros, el solicitante no ha de acreditar la existencia de un interés legítimo para acceder al Registro Mercantil (véase la RDGRN de 29 de julio de 2010).

En este sentido, la publicidad se realizará mediante certificación o por medio de nota informativa de todos o alguno de los datos contenidos en el asiento respectivo, en la forma que determine el Registrador, el cual calificará, bajo su responsabilidad, el cumplimiento de las normas vigentes en las solicitudes de publicidad en masa o que afecten a los datos personales reseñados en los asientos.

Así, los dos únicos medios para hacer efectiva la publicidad son las certificaciones y las notas informativas. Las certificaciones son el único medio de acreditar fehacientemente el contenido de los asientos del Registro o de los documentos archivados (art. 77.2 RRM). Las certificaciones deberán solicitarse mediante escrito entregado directamente, enviado por correo o trasmitido por telecopia u otro procedimiento similar, debiendo el Registrador, en estos últimos casos, remitir por correo la certificación solicitada. Las certificaciones que se expidan a instancia de autoridad judicial o administrativa se extenderán o iniciarán en el mismo documento en que se soliciten.