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Así el artículo 17 de la LRC señala que «el encargado y, por su delegación, el Secretario son los únicos funcionarios que pueden certificar de los asientos del Registro. Están, además, obligados a informar a los interesados para facilitarles la publicidad registral. El interés en conocer los asientos se presume en quien solicita la certificación».

Las certificaciones pueden ser positivas (conteniendo copia literal del asiento designado, con todas sus inscripciones y notas marginales) o negativas (declarando que no existen en el Registro los asientos o documentos cuya certificación se reclama) y pudiéndose expedir tales certificaciones in extenso o in extracto.

En algunos supuestos es necesaria una autorización especial. Estos supuestos están contemplados en el artículo 21 de la LRC. La autorización se concederá por el Juez Encargado y sólo a quienes justifiquen interés legítimo y razón fundada para pedirla.

Se establecen en la Ley una serie de obligaciones por parte de los encargados de los Registros, así deben comunicar a los órganos oficiales los datos exigidos por la Ley, Real Decreto o por la Dirección General, del mismo modo deben remitir al Instituto Nacional de Estadística los boletines sobre nacimientos, abortos, matrimonios defunciones u otros hechos inscribibles.