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Cuando se presenta un documento a inscripción, el Registrador debe proceder a su calificación, es decir, a examinar dicho documento para comprobar la legalidad del mismo a los efectos de extender, suspender o denegar el asiento solicitado. La calificación consiste, pues, en el control de legalidad del título que se presenta a inscripción y que es realizado por el Registrador de forma obligatoria. La calificación está limitada a comprobar la legalidad de las formas extrínsecas de los documentos que se presentan, así como la capacidad y legitimación de los que los hubieran otorgado o suscrito y la validez de su contenido (art. 58.2 RRM).

No obstante, lo anterior, la calificación realizada respecto de la representación legal, voluntaria u orgánica del otorgante de un instrumento público presentado a inscripción presenta especialidades en la medida en que las facultades calificadoras del Registrador se han visto muy limitadas en detrimento del juicio de suficiencia que realizan los Notarios con carácter previo. En efecto, al autorizar un documento público, el Notario emite con carácter obligatorio un juicio acerca de la suficiencia de las facultades del representante para formalizar el acto o negocio del que se trate, en la medida en que dicho sujeto debe exhibir el documento en el que consten las facultades para el otorgamiento de tal documento. El Notario hará constar en el título que se presente a inscripción en el Registro Mercantil dicha exhibición, de tal suerte que el Registrador, cuando entre a calificar dicho documento, examinará la existencia y regularidad de la reseña efectuada por el Notario, así como la existencia del juicio notarial de suficiencia. El Registrador, no obstante, no podrá solicitar la exhibición del documento del que nace el poder de representación.